Politique de confidentialité et de gestion des cookies

Dernière mise à jour : 16 septembre 2025 

‍Collecte et usage des renseignements confidentiels

Collecte de données d’employé·e·s ou futurs employé·e·s

Go-Mine inc. peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les employé·es. La constitution de tels dossiers a pour objet de :

• maintenir les coordonnées à jour ;
• documenter des situations de travail ou de stage ;
• permettre, dans le cas des employé·es rémunéré·es, la réalisation des tâches administratives requises ou permises par la loi (impôt sur le revenu, assurances collectives, etc.).

Go-Mine inc. peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les requérant·e·s. La constitution de tels dossiers a pour objet de permettre à Go-Mine inc. de réaliser une publication, une activité ou de fournir un service.

Go-Mine inc. peut seulement recueillir les renseignements confidentiels qui sont nécessaires aux fins du dossier et peut utiliser les renseignements confidentiels seulement à ces fins.

Les renseignements confidentiels peuvent seulement être recueillis auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci consente à ce que la cueillette soit réalisée auprès d’autrui ou que la loi l’autorise.

Collecte de données sur le site internet de l’entreprise

Toute personne qui accède au site web de l’entreprise, Gomine.ca, consent à la collecte des données personnelles suivantes :

• Données d’utilisation;
• Nom;
• Adresse courriel.

Les données d’utilisation comprennent les éléments ci-dessous :

• Adresse du protocole Internet (IP) des ordinateurs accédant au site;
• Demandes de pages Web;
• Pages Web de renvoi;
• Navigateur utilisé pour accéder au site;
• Date et heure d’accès.

Ces données sont collectées lorsque l’utilisateur interagit avec le site web et lorsqu’il remplit un formulaire d’inscription.

Ces données peuvent être utilisées pour :

• Fournir et maintenir les renseignements à jour sur le site web;
• Établir des statistiques concernant l’achalandage du site web;
• Établir un contact avec l’utilisateur lorsque celui-ci remplit un formulaire;
• Assurer un suivi dans le cadre d'exploitation des pratiques d'administration de notre site Web;

Aucune donnée ne sera partagée sans le consentement explicite de l’utilisateur.

Gestion des renseignements confidentiels

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Désignation de la personne responsable

Catherine Lajoie Filion, présidente de Go-Mine inc., délègue son rôle de Responsable de la protection des renseignements personnels.

Personne désignée 2025-2026

Catherine Larocque, directrice des ressources humaines

Clarocque@gomine.ca

Gestion des accès 

La direction des ressources humaines ainsi que la présidence sont autorisées à accéder à tout renseignement confidentiel que détient Go-Mine inc. Les autres employé·es sont autorisé·es à accéder aux renseignements confidentiels dans la mesure où cet accès est nécessaire à la réalisation d’une tâche dans l’exercice de leurs fonctions.

Gestion des incidents de confidentialité

Pour l’application des lois, un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisé·es par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.

Lorsqu’un·e employé·e ou un·e requérant·e constate un incident de confidentialité, il ou elle doit informer avec diligence la personne responsable de la protection des renseignements confidentiels afin qu’il soit inscrit au Registre. L’employé·e ou le ou la requérant·e doit, pour ce faire, compléter un formulaire de signalement et l’acheminer ensuite à la direction des ressources humaines.

Le registre doit conserver les informations sur un incident de confidentialité pour une période de cinq ans.

Doit être colligé dans le formulaire de signalement :

• Une description des renseignements personnels touchés par l’incident ou, si cette information est inconnue, les raisons pour lesquelles il est impossible de fournir une telle description ;
• Une brève description des circonstances de l’incident ;
• La date ou la période à laquelle a eu lieu l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue) ;
• La date ou la période à laquelle l’organisation s’est aperçue de l’incident ;
• Le nombre de personnes concernées par l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue).

La personne responsable juge si l’incident présente un « risque sérieux de préjudice ». Les renseignements ainsi que les mesures à prendre afin de diminuer le risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées sont versé·e·s au registre.

Si l’incident présente un risque sérieux de préjudice, la personne responsable avise la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées de tout incident présentant un risque sérieux de préjudice à l’aide du formulaire approprié.

Conservation des renseignements confidentiels

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Les employé·es ayant accès aux renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions s’obligent à :

• S’assurer que les renseignements confidentiels soient gardés à l’abri de tout dommage physique ou accès non autorisé;
• S’assurer que tous les documents électroniques comportant des renseignements confidentiels, incluant ceux copiés sur un appareil de stockage portatif, soient cryptés et protégés par des mots de passe. Les accès sont restreints et octroyés seulement pour le temps nécessaire à la réalisation de la tâche;
• Garder les renseignements confidentiels en format papier, le cas échéant, dans des classeurs pouvant être verrouillés et s’assurer que les classeurs soient verrouillés à la fin de chaque journée de travail. Les clés des classeurs doivent être gardées dans des endroits sûrs.

Les dossiers constitués en vertu de cette politique sont la propriété de Go-Mine inc.

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Destruction des renseignements confidentiels

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Les renseignements confidentiels ne sont conservés que tant et aussi longtemps que l’objet pour lequel ils ont été recueillis n’a pas été accompli, à moins que l’individu concerné ait consenti à ce qu’il en soit autrement. Ces renseignements confidentiels sont ensuite détruits de façon à ce que les données y figurant ne puissent plus être reconstituées. 

Les dossiers concernant les employé·es sont conservés par Go-Mine inc. pour une durée de 6 ans: 

Les documents suivants sont considérés comme ayant des renseignements personnels:

• Curriculum vitae;
• Évaluation de performance;
• Contrats de travail;
• Documents d’assurance;
• Numéro d’assurance sociale;
• Formulaires d’impôts;
• Rapport d’incident de sécurité;
• Dossiers de ressources humaines;
• Registres de formation et certification.

Divulgation des renseignements confidentiels à un tiers

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Autre que dans les situations où la loi le requiert et sous réserve des autres dispositions du présent article 2.5, les renseignements confidentiels ne peuvent être divulgués à un tiers qu’après l’obtention du consentement écrit, manifeste, libre et éclairé de la personne concernée. Un tel consentement ne peut être donné que pour une fin spécifique et pour la durée nécessaire à la réalisation de cette dernière.

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Les renseignements confidentiels peuvent être divulgués sans le consentement de la personne concernée si la vie, la santé ou la sécurité de celle-ci est gravement menacée. La divulgation doit alors être effectuée de la façon la moins préjudiciable pour la personne concernée.

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Tel que permis par la loi, Go-Mine inc. peut divulguer des renseignements confidentiels nécessaires à sa défense ou celle de ses employé·es contre toute réclamation ou poursuite intentée contre l’entreprise ou ses employé·es, par ou de la part d’un·e requérant·e, d’un·e employé·e, ou de l’une de ses personnes héritières, exécutrices testamentaires, ayants droit ou cessionnaires, y compris toute réclamation émanant de l’assureur d’un·e requérant·e ou d’un·e employé·e.

Communication des renseignements confidentiels à la personne concernée

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Les requérant·e·s et employé·es ont le droit de connaître les renseignements confidentiels que Go-Mine inc. a reçus, recueillis et conserve à leur sujet, d’avoir accès à de tels renseignements et de demander que des rectifications soient apportées à ceux-ci.

Go-Mine inc. doit toutefois restreindre l’accès aux renseignements confidentiels lorsque la loi le requiert ou lorsque la divulgation révélerait vraisemblablement des renseignements confidentiels au sujet d’un tiers.

Une demande d’un·e requérant·e ou d’un·e employé·e en lien avec la demande de renseignements confidentiels à leur sujet doit être traitée dans un délai maximal de 30 jours.

Manquement à l’obligation de confidentialité

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Un·e employé·e manque à son obligation de confidentialité lorsque cette personne :

• communique des renseignements confidentiels à des individus n’étant pas autorisés à y avoir
  accès ;
• discute de renseignements confidentiels à l’intérieur ou à l’extérieur de Go-Mine inc. alors que des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les entendre ;
• laisse des renseignements confidentiels sur papier ou support informatique à la vue dans un endroit où des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les voir ;
• fait défaut de suivre les dispositions de cette politique.

Advenant un manquement à l’obligation de confidentialité, des mesures disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat de travail ou de toute autre relation avec Go-Mine inc., seront prises à l’égard de la partie contrevenante et des mesures correctives seront adoptées au besoin afin de prévenir qu’un tel scénario ne se reproduise.

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Cas d'incidents de confidentialité

Procédure de déclaration de l’incident et plan de réponse

En cas d’incident de confidentialité qui implique un renseignement personnel, Go-Mine inc. s’engage à mettre en place des mesures raisonnables pour tenter de diminuer les risques de préjudices pour la ou les personnes concernée·s et éviter toute récidive d’incident de même nature.

Lorsqu’un·e employé·e ou requérant·e constate un incident de confidentialité, il ou elle communique avec la personne responsable par le biais d’un formulaire de signalement prévu à cette fin.

La personne responsable identifie les mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice et pour prévenir de nouveaux incidents.

La personne responsable évalue si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, selon la définition présentée à l’annexe B.

Dans le cas où l’incident présente un risque de préjudice sérieux, la personne responsable prévient sans délai la Commission d’accès à l’information (CAI) via le formulaire prévu à cette fin et toute personne dont les renseignements personnels sont affectés.

La personne responsable tient un registre de tous les incidents.

La personne responsable répond à la demande de la CAI d’avoir une copie du registre, le cas échéant

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‍Contenu de la communication aux personnes concernées

Quand signaler

Go-Mine inc. se doit d’aviser « avec diligence » toutes les personnes dont les renseignements personnels ont été touchés par un incident de confidentialité. Cet avis doit être envoyé directement aux personnes concernées. Toutefois, le Règlement sur les incidents de confidentialité prévoit des situations où la communication peut se faire exceptionnellement par le biais d’un avis public, dont lorsque le fait de transmettre l’avis est susceptible de représenter une difficulté excessive pour l’entreprise ou d’accroître le préjudice causé aux personnes concernées.

Contenu à communiquer

Comme c’est le cas pour l’avis écrit à la CAI, l’avis écrit aux personnes concernées doit contenir les éléments suivants :

• Une description des renseignements personnels touchés par l’incident ou, si cette information est inconnue, les raisons pour lesquelles il est impossible de fournir une telle description ;
• Une brève description des circonstances de l’incident ;
• La date ou la période à laquelle a eu lieu l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue) ;
• Une brève description des mesures que l’organisme a prises ou entend prendre suivant l’incident dans le but de réduire les risques de préjudice ;
• Les mesures que l’organisme suggère à la personne concernée de prendre dans le but de réduire/atténuer les risques de préjudice ;
• Les coordonnées de la personne auprès de laquelle la personne concernée peut obtenir de plus amples renseignements à propos de l’incident.

Tenue du registre des incidents

Un registre qui récence l'ensemble des incidents de confidentialité, qu’il soit mineur ou majeur, doit être tenu et mis à jour.

Ce registre pourrait devoir être  transmis à la CAI lors d’un incident posant un risque de préjudice jugé sérieux.

Recours

S’il s’avère que les renseignements confidentiels d’une personne ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, cette personne peut déposer une plainte auprès de la direction des ressources humaines de Go-Mine inc., ou auprès de la présidence si la plainte concerne le ou la directeur·trice des ressources humaines.

Comme prévu par la loi, la personne s’étant vu refuser l’accès ou la rectification des renseignements confidentiels la concernant peut déposer sa plainte auprès de la Commission d’accès à l’information pour l’examen du désaccord dans les 30 jours du refus de Go-Mine inc. d’accéder à sa demande ou de l’expiration du délai pour y répondre.

Exemple d’incidents de confidentialité

Voici ci-dessous une liste non exhaustive des types d’incidents possibles.

• Altération délibérée
• Communication accidentelle
• Communication délibérée sans autorisation
• Cyberattaque
• Défaillance technique
• Destruction ou divulgation accidentelle ou volontaire sans autorisation
• Hameçonnage
• Ingénierie sociale
• Perte d’accès aux renseignements
• Rançongiciel
• Vol de renseignements

Obligation de confidentialité

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Les employé·es sont tenu·es de signer la présente entente de confidentialité (Annexe A) avant d’exercer leurs fonctions ou d’exécuter leurs mandats auprès de Go-Mine inc.

L’obligation de confidentialité s’applique à la durée de la relation d’un·e employé·e avec Go-Mine inc. et survit à la fin de cette relation.

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